L’Intranet interactif au service d’une communication et d’une collaboration optimisées

Intranet interactifLa rationalisation et la simplification des processus pour gagner du temps, de la main-d’œuvre et des ressources est inévitable. Un objectif que partagent aujourd’hui toutes les organisations. Et si elles expriment les mêmes besoins, c’est aussi qu’elles ont souvent les mêmes travers ! En matière de communication interne, l’e-mail est bien souvent l’outil principal, parfois le seul, qui permette de diffuser de l’information au sein d’une organisation, d’échanger entre employés et équipes… de collaborer, tout simplement. Est-ce pour autant une solution optimale ?

Aujourd’hui, la plupart des entreprises fonctionnent de la même manière. Prenons l’exemple d’une formation dont les collaborateurs seraient avertis par e-mail. Il y a fort à parier que les organisateurs passeront les jours suivant à répondre aux mêmes questions qui leurs seront posées individuellement par les différents participants, voire à résoudre des conflits d’agendas !

Pour éviter ce type de travers, les entreprises s’appuient sur le numérique, notamment au travers de plateformes Intranet interactives qui jouent un rôle de vecteur d’informations pour les collaborateurs. Cette nouvelle façon d’organiser la communication en entreprise, beaucoup plus efficace que l’unilatéralité, permet d’éviter la fragmentation. Par exemple, alors que la notification par e-mail va créer plusieurs fils de communication individuels et, par conséquent, provoquer la déperdition d’information, l’utilisation d’un Intranet collaboratif limite cette fuite des ressources. En effet, cet outil permet à tous ses utilisateurs d’avoir le même niveau d’informations et de discuter au même endroit, anticipant ainsi les questions des collaborateurs, et participe, de ce fait, à une augmentation de la productivité.

Voici cinq raisons qui font de l’Intranet interactif, le « must have » des entreprises d’aujourd’hui

1. Ils apportent une valeur stratégique à tous les niveaux de l’entreprise

Ceux qui n’ont jamais vu un Intranet interactif fonctionnel risquent de ne pas réaliser la valeur stratégique qu’il peut offrir. Plusieurs recherches ont effectivement démontré qu’un salarié vérifie sa boîte mail en moyenne 74 fois par jour, soit 11 fois par heure ! Selon une étude de Microsoft de 2015, cet usage participe à l’augmentation du stress. Harvard Business Review a, quant à elle, démontré que le transfert d’attention d’une tâche à une autre réduit considérablement la productivité. Enfin, selon Jive, une société du Groupe Aurea, les Intranets interactifs diminuent de 21 % la charge quotidienne de courrier électronique.
Si l’on juxtapose l’ensemble de ces données, on imagine facilement qu’un Intranet interactif encourage le personnel d’une organisation à prioriser ses actions, en se concentrant sur les tâches en cours plutôt que sur la surveillance de ses e-mails, et ainsi accroître la productivité et les résultats, tout en rendant les employés plus détendus !

2. Ils facilitent l’action en temps réel pour aider à façonner la stratégie

Les Intranets interactifs peuvent combler le fossé entre les objectifs et la mise en œuvre des projets. Ils permettent en effet de partager et de concrétiser les axes de la stratégie. C’est ainsi une façon d’identifier si elle relèvera ou non l’épreuve décisive de l’adhésion des employés qui seront responsables de son exécution.
L’Intranet interactif est également un levier idéal pour évaluer la mesure dans laquelle une stratégie déjà introduite a été acceptée. En collaborant et en communiquant par le biais de messages réguliers, de vidéos, de contenus, de sondages, etc., les chefs d’entreprise peuvent alors ajuster la stratégie là où c’est nécessaire.

3. Ils rendent la recherche plus fluide et rapide

La fonction de recherche fédérée d’un Intranet interactif peut avoir un impact significativement positif sur l’organisation. Si en apparence il ne s’agit que d’un point de détail, c’est en fait un bijou caché !
La recherche a longtemps été le talon d’Achille de la collaboration des entreprises. Avant l’Intranet interactif il fallait des heures, voire des jours, pour trouver l’information recherchée. Les Intranets interactifs ont désormais la capacité inhérente de rechercher simultanément plusieurs ressources, y compris des documents, des personnes, des lieux, des discussions et des questions. Ils facilitent et accélèrent la recherche d’informations.

4. Ils participent au renforcement de la culture d’entreprise

Un Intranet interactif peut aider à la collaboration des fonctions RH et Communication Corporate d’une entreprise et offre de de multiples possibilités étonnantes ! Les équipes RH ont en effet recours aux Intranets interactifs pour engager les employés, faciliter leur intégration et améliorer leur satisfaction. Les équipes de Communication Corporate utilisent ces mêmes outils pour partager des messages dans toute l’organisation, suivre et mesurer le sentiment d’appartenance, la portée et l’engagement du message. Des employés engagés et connectés facilitent le rôle de ces dernières. Lorsque les collaborateurs ont accès à des informations stratégiques et disposent d’un moyen facile pour y réagir, poser des questions et obtenir leurs réponses, ils peuvent alors agir à titre de porte-parole et devenir ambassadeurs de leur entreprise.

5. Ils résolvent l’une des failles les plus sensibles de l’informatique

La multiplication d’outils, de systèmes et la nécessité de passer d’une application à l’autre entravent l’efficacité des collaborateurs. Par ailleurs, le coût de tels équipements et le temps nécessaire aux équipes IT pour en assurer le maintien sont considérables ! La convergence sur une seule et même plate-forme où les collaborateurs peuvent lire, penser, écrire et co-créer réduit la complexité et la fragmentation, allège la gestion pour l’IT et offre aux utilisateurs une expérience intégrée et fluide de communication et de collaboration.

Les plate-formes Intranet n’ont été pendant longtemps qu’un outil d’information unilatéral. Il ne s’agissait ni plus ni moins que de la numérisation du traditionnel tableau d’affichage que l’on trouvait à l’accueil de chaque organisation. L’avantage principal de tels outils réside principalement dans le fait que l’information arrive bien à la personne concernée.
Ces outils interactifs ont ainsi permis d’améliorer la collaboration, de gagner en efficacité et d’éviter la déperdition d’information.

 


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